- BY office@stoicalawyers.ro
- POSTED IN Noutăți
- WITH 0 COMMENTS
- PERMALINK
- STANDARD POST TYPE
Facturile neîncasate reprezintă una dintre cele mai neplăcute situaţii cu care se confruntă o persoană juridică pe parcursul existenţei sale, cȃt şi antreprenorii care dezvoltă şi conduc respectiva afacere.
Am ales să abordez acest subiect avȃnd în vedere faptul că în ultima perioadă am observat o creştere accentuată a debitelor neîncasate de către clienţii mei, de la diferiţi parteneri comerciali, pe fondul Pandemiei de COVID-19 care a rupt echilibrul ce a existat pȃnă la jumătatea lunii Martie (2020), cȃnd a fost instituită Starea de Urgenţă.
Deşi este lesne de înţeles faptul că în această perioadă foarte multe afaceri au avut de suferit din cauza acestei situaţii neplăcute, trebuie analizat cu atenţie de către fiecare antreprenor în parte dacă respectivul partener comercial se află într-o dificultate reală sau întȃrzie la plată din motive subiective.
Ȋn rȃndurile de mai jos, voi oferi cȃteva sfaturi practice pe care antreprenorii le pot folosi atȃt în această perioadă, cȃt şi în viitor, pentru a diminua riscul de a nu încasa contravaloarea mărfurilor/serviciilor pe care le furnizează.
Apreciez util acest material pentru toţi cei care nu s-au mai confruntat cu întȃrzieri la plata facturilor, dar şi pentru cei ce nu au ştiut cum să abordeze o astfel de situaţie neplăcută.
Voi expune într-un limbaj simplu cȃteva sfaturi practice cu privire la probleme pe care am observat că antreprenorii le ridică frecvent atunci cȃnd subiectul discuţiei este recuperarea unei creanţe.
Astfel:
- Urmăriţi cu atenţie situaţia Facturilor neîncasate şi acţionaţi prompt în ceea ce priveşte recuperarea respectivului debit.
Imediat după scadenţă, transmiteţi un e-mail partenerului comercial şi reamintiţi-i faptul că factura a ajuns la scadenţă, iar debitul nu a fost achitat.
Contează foarte mult relaţia cu acel client, istoricul acestuia, cȃt şi eventualele prevederi contractuale existente, astfel încȃt această primă notificare “voalată” să nu creeze tensiuni, ci doar să aibă un caracter informativ.
Am în vedere aceste aspecte deoarece practica m-a învăţat faptul că este foarte important pentru clienţii mei să se încerce pe cȃt posibil salvarea relaţiei cu respectivul partener comercial.
Dacă au trecut 15 zile, iar acesta nu a răspuns şi/sau nu a achitat debitul, opinia mea este că se impune transmiterea unei Notificări scrise, prin Poştă/Curier, cu confirmare de primire, prin care să îi solicitaţi imperativ clientului să vă achite debitul în termen de cel mult 15 zile (altele decȃt primele 15).
Dacă vă întrebaţi de ce încă 15 zile, răspunsul meu este acela că orice persoană de bună-credinţă poate reuşi într-un termen total de 30 de zile să achite (chiar şi parţial) datoria sau poate oferi unele garanţii îndestulătoare că acea datorie va fi plătită în viitor.
Dacă după 30 de zile de la scadenţă debitul încă nu a fost achitat sau nu s-au oferit garanţii cu privire la plata acestuia, apreciez că se impune sesizarea instanţei de judecată pentru a-l obliga pe respectivul Client să achite debitul, eventuala dobȃndă legală/contractuală, cȃt şi cheltuielile de judecată.
Ȋn această perioadă dificilă pentru majoritatea mediului privat, situaţia încasărilor poate cunoaşte întȃrzieri mai mici sau mai mari, însă este important să îi identificaţi pe cei de bună-credinţă care cooperează si încearcă soluţionarea respectivei situaţii, dar şi pe cei de rea-credinţă care nu răspund notificărilor, nu cooperează şi nici nu au achitat debitul în termenele oferite.
- Aveţi grijă ca societatea dumneavoastră să utilizeze Contracte cȃt mai detaliate, clare şi cuprinzătoare.
Contractul este definit de legislaţia civilă din Romȃnia ca fiind “legea părţilor”, sens în care se impune ca acesta să acopere, pe cȃt posibil, toate situaţiile ce se poate ivi în relaţia cu respectivul partener comercial (inclusiv cuantumul penalităţilor de întȃrziere, termene clare şi maximale de plată a facturilor, dar şi alte clauze care la începutul colaborării nu sunt avute în vedere de către părţi întrucȃt sunt ferm convise că nu se va ajunge vreodată la un litigiu).
Renunţaţi la modelele de contracte găsite pe Google, deoarece acestea sunt extrem de simpliste şi pot să genereze mai multe divergenţe decȃt să contureze o imagine clară asurpa cursului relaţiei comerciale dintre cele două părţi.
De asemenea, un alt sfat sincer pe care îl dau tuturor antreprenorilor este acela de a nu pune contabila sau ori un angajat fără studii juridice să redacteze şi să pregătească un contract cu un viitor partener comercial.
Neintrȃnd în aria lor de competenţă, aceştia vor apela tot la Google, vor folosi tot un model de contract lipsit de o eficienţă efectivă în caz de litigiu şi, mai grav, vor îngreuna munca unui viitor avocat pe care îl veţi coopta să vă ajute, diminuȃnd mult şansele de cȃştig ale acestuia.
Este exact aceeaşi situaţie în care aţi solicita unui avocat să ţină contabilitatea societăţii dumneavoastră.
Un contract bun, adaptat afacerii dumneavoastră, vă poate scăpa de foarte multe probleme şi vă poate securiza şansele de a vă recupera debitele de la partenerii rău-platnici.
Practic, Contractul reprezintă fundaţia relaţiei firmei dumneavoastră cu respectivul partener comercial. Cu cȃt fundaţia este mai slabă, cu atȃt relaţia are şanse mari să se prăbuşească şi invers, cu cȃt fundaţia este mai solidă, cu atȃt relaţia este mai puternică.
De obiecei, situaţiile conflictuale apar acolo unde există ambiguitate, iar această ambiguitate poate fi folosită inclusiv împotriva dumneavoastră, dacă se ajunge la un eventual litigiu.
- Dacă nu există încheiat un Contract cu respectivul Partener, aveţi grijă ca Factura emisă acestuia să fie semnată de primire şi acceptată la plată sau cel puţin să fie achitată parţial. Ȋn caz contrar încercaţi să obţineţi o recunoaştere a debitului din partea respectivului Partener (chiar şi prin intermediul unui e-mail).
Un avocat v-ar mulţumi pentru aceste aspecte, întrucȃt se maximizează şansele de cȃştig şi de recuperare a debitului.
La instanţă, astfel de înscrisuri pot contura foarte clar dreptul dumneavoastră şi pot înlătura necesitatea de a se mai administra alte mijloace de probă, ceea ce înseamnă automat o diminuare a costurilor, timpului şi energiei consumate.
Astfel, asigurȃndu-vă constant că facturile emise de societatea dumneavoastră sunt fie semnate şi acceptate la plată, fie achitate parţial, fie există o confirmare a soldului, deoarece veţi fi în posesia unei veritabile reunoaşteri a dreptului dumneavoastră.
Practica instanţelor judecătoreşti este constantă în ceea ce priveşte respingerea cererilor fundamentate doar pe baza unei Facturi care nu este semnată şi acceptată la plată sau care nu este nici măcar achitată parţial.
În astfel de cazuri, pentru a nu se ajunge la respingerea cererii dumneavoastră este nevoie ca factura nesemnată şi implicit neacceptată la plată să fie completată cu alte înscrisuri din care rezulte livrarea mărfurilor/ prestarea serviciilor către respectivul Client.
De multe ori aici intervine o problemă, mai ales în sfera prestărilor de servicii, deoarece acele înscrisuri trebuie să fie cât mai clare, astfel încât instanţa să le înţeleagă uşor şi să nu considere necesară administrarea altor mijloace de probă (ceea ce ar duce automat la lungirea litigiului şi creşterea cheltuielilor de judecată).
Aşadar, pentru a simplifica şi a maximiza şanele de câştig, tineţi minte: – o factură semnată este automat şi acceptată la plată.
– o factură achitată parţial este considerată acceptată la plată.
– confirmarea unui sold (eventual la sfârşit de lună) care priveşte o factură sau mai multe reprezintă, de asemenea, o acceptare la plată a acestora.
- Nu neglijaţi penalităţile de întȃrziere pe care le-aţi putea încasa de la partenerii comerciali.
Ȋntȃrzierile la plată/Neplata facturilor de către Clienti pot avea consecinţe negative în viaţa unei societăţi comericale, cu implicaţii directe asupra cash-flow-ului firmei şi chiar pot conduce la întȃrzieri de plată către bănci, furnizori, angajaţi, sau către alte persoane, din partea societăţii dumneavoastră.
Dacă unele întȃrzieri sunt justificate şi obiective, există si situaţii cȃnd partenerii comerciali nu achită debitele din rea-credinţă, creditȃndu-se practic de la societatea dumneavoastră şi rulȃnd acei bani pentru a produce alţii.
Menirea penalităţilor de întȃrziere este tocmai aceea de a echilibra balanţa unor astfel de situaţii.
De aceea este important să stabiliţi foarte clar în contract cuantumul procentual pentru fiecare zi de întȃrziere, momentul de la care acestea încep să curgă penalităţile, dacă acestea pot sau nu depăşi debitul principal, s.a.m.d.
Simpla menţiune pe facturi a unor penalităţi de întârziere nu produce efecte juridice, întrucât acestea sunt acte unilaterale de voinţă ale emitentului facturii, neasumate de către cealaltă parte.
Cu alte cuvinte, pentru obţinerea unor penalităţi de întȃrziere într-un cuantum procentual dorit de dumneavoastră, este necesar ca acest aspect să existe într-un contract semnat de ambele părţi, ci nu introdus ca menţiune pe o factura emisă.
Deşi mulţi antreprenori consideră că respectivele caluze contractuale au menirea doar de a intimida cealaltă parte, realitatea şi practica judecătorească dovedesc faptul că se obţin hotărȃri judecătoreşti prin care se acordă penalităţi de întȃrziere mai mari chiar şi decȃt debitul principal.
Ȋn lipsa unor prevederi contractuale privitoare la cuantumul penalităţilor de întȃrziere, se va putea obţine cel mult o dobȃndă legală, al cărui cuantum este de cele mai multe ori mai mic decȃt penalităţile instituite pe cale contractuală.
- Ȋn măsura în care observaţi că există disponibilitate din partea unui partener comercial în vederea achitării debitului, pe viitor, încercaţi să obţineţi de la acesta garanţii scrise îndestulătoare.
De multe ori, în urma notificărilor, partenerul comunică faptul că doreşte să achite cȃt mai repede debitul însă nu dispune la acel moment de lichdităţi.
Acela este momentul în care trebuie să deschideţi discuţia despre eventualele garanţii pe care este dispus să le ofere pentru a vă asigura că se va ţine de cuvȃnt şi va achita datoria.
Ȋn funcţie de valoare debitului, poate fi vorba de un instrument de plată (Bilet la ordin, Cambie, CEC), de o garantie personală (prin care asociatul/administratorul sau altă persoană garantează pentru societatea datornică achitarea debitului) sau poate fi vorba chiar de o garanţie mult mai solidă (de exemplu, o garanţie ipotecară) în măsura în care valoare debitului este considerabilă.
Ȋn măsura în care partenerul comercial declină oferirea unei astfel de garanţii, apreciez că se impune demararea procedurilor judiciare, deoarece un astfel de refuz poate echivala cu o rea-credinţă din partea acestuia.
- Colaboraţi cu un avocat şi sfătuiţi-vă cu acesta, astfel încȃt să maximizaţi şansele de a vă recupera creanţele.
O idee greşită a antreprenorilor este aceea că se apelează la un avocat doar în situaţii excepţionale, cȃnd conflictul juridic deja a luat naştere.
Greşit. Total greşit.
Meniurea unui avocat nu este doar aceea de a reprezenta clienţii în litigiile de la instanţă, după apariţia unor astfel de conflicte, ci şi aceea de a oferi opinii legale (consultanţă) pentru a preîntȃmpina sau chiar media astfel de situaţii tensionate, astfel încȃt să se ajungă la cel mai fericit scenariu pentru respectivele părţi (şi aici mă refer inclusiv la salvarea relaţiei şi continuarea colaborării comerciale dintre acestea).
Dacă, totuşi, situaţia nu poate fi rezolvată pe cale amiabilă şi se ajunge la instanţă, avantajul principal pe care îl va avea un antreprenor care deja colabora cu un avocat este acela că va avea “armele” deja pregătite pentru instanţă, iar un probatoriu clar şi bine pus la punct va ridica şansele de cȃştig aproape de 100%.
Există avocaţi care în baza unui contract tip abonament lunar şi cu un onoariu stabilit în funcţie de volumul de muncă oferă asistenţă juridică în domenii variate din viaţa unei societăţi (drept civil, dreptul muncii, recuperare creanţe, analizarea şi personalizarea contractelor, relaţia cu Registrul Comerţului, etc.).
Avocatul reprezintă un colaborator indispensabil oricărui antreprenor ce doreşte ca lucrurile să fie bine făcute în compania sa şi care încearcă să diminueze riscurile ce pot apărea pe parcursul activităţii firmei sale, inclusiv în ceea ce priveşte recuperarea creanţelor.
Tocmai de aceea, legiutorul a stabilit faptul că într-o societate întemeiată pe valorile democraţiei şi ale statului de drept, avocatul are un rol esenţial. Avocatul este indispensabil justiţiei şi justiţiabililor şi are sarcina de a apăra drepturile şi interesele acestora. El este deopotrivă sfătuitorul şi apărătorul clientului său.
Aşa cum contabilul are girjă de evidenţele societăţii, cum specialiştii au grijă de vânzările, marketingul, sau alte sectoare din companie, tot aşa avocatul poate să pună ordine şi să aibă grijă de viaţa juridică a societăţii dumneavoastră.
ÎNCHEIERE
Ȋnchei acest articol prin a preciza faptul că subiectul recuperării creanţelor a fost, este şi va fi întotdeauna de actualitate în viaţa unui antreprenor, generȃnd discuţii ample pe marginea acestui subiect.
Eu am convingerea că aceste sfaturi îşi vor găsi utilitatea în viaţa firmei dumneavoastră, în măsura în care vor fi implementate şi că vor contribui efectiv la recuperarea debitelor datorate de către partenerii comerciali.
Respectarea obligaţiilor reprezintă una dintre cele mai pure forme de respect, iar achitarea la timp a facturilor contribuie semnficativ la consilidarea relaţiilor dintre cele două companii, cât şi la sănătatea întreg mediului de afaceri.
Cu stima/ Best regards,
